Vias dataskyddspolicy

Dataskydd och hantering av personuppgifter i Vias kundregister

Våra kunders och medarbetares integritet och dataskydd är ytterst viktiga för oss. Vi förbinder oss att värna om skydd av personuppgifterna. Vi arbetar ständigt på att säkerställa uppgifternas skydd och säkerhet och vid behov förbättrar vi vår verksamhet på dessa områden.

Vi informerar om dataskyddet och hanteringen av personuppgifter på vår webbplats och delger på begäran uppgifterna till den registrerade. Vi har noggrant specificerat hur personuppgifter ska hanteras i vår verksamhet och sammanställt en dokumentation med hänsyn till behandling av personuppgifter, dataskydd och datasäkerhet. Dokumentationen består av tre delar:

• intern dokumentation (bl.a. specifikationer, instruktioner och datasäkerhetsbeskrivningar)
• offentlig dokumentation (material som publiceras på webbplatsen)
• avtalsbilagor (bilagor om dataskydd i avtal om hantering av personuppgifter)

Dataskyddsdokumentationen uppdateras vid behov. Vi informerar om ändringar i den offentliga dokumentationen på vår webbplats. Ändringsdatumet är alltid angivet.

Vi samlar in personuppgifter för olika ändamål och olika typer av uppgifter behandlas enligt ändamålen. I denna policy beskriver vi vilka uppgifter som sparas i kundregistret och för vilka ändamål de används.

Registerförare

Kundregistret förs av Andelslaget Via inom Teckenspråksbranschen (FO-nummer 1575244-0). Kontaktuppgifterna finns på vår webbplats. Frågor kring dataskydd kan skickas till info@osuuskuntavia.fi.

Specifikation av hantering av personuppgifter

Vi har analyserat vad behandling av personuppgifter innebär. Vi har bland annat specificerat vilka uppgifter vi samlar in och sparar och hur länge uppgifterna lagras. Personuppgifterna hanteras eller sparas inte i onödan, och alla onödiga informationer raderas. Hur länge personuppgifterna förvaras beror bland annat på lagstiftningen och motsvarande faktorer som påverkar skyldigheten att förvara uppgifterna.

Tillgång till personlig information är begränsad enligt medarbetarnas arbetsuppgifter. Personlig information hanteras endast av medarbetare i vilkas arbetsuppgifter det ingår  och är nödvändigt. Behandlingen av personuppgifterna i olika system är uppdelad i roller så att medarbetaren bara har tillgång till den information hen behöver i sin roll.

Hanteringen av personuppgifter sker enligt specificerade principer som är lagenlighet, rimlighet och transparens, ändamålsbundenhet, uppgiftsminimering, korrekthet, konfidentialitet. Principerna beaktas i vår praktiska verksamhet, och vår personal är utbildad i att efterfölja dem.

Hanteringen av personuppgifter baseras på lagliga grunder, så som

• avtalsförhållande
• berättigad fördel
• lagstadgade förpliktelser

Utlämnande av personuppgifter

Förutom av Via behandlas personuppgifterna endast av partner som är i avtalsförhållande till Via. Avtalen innehåller separata föreskrifter om dataskydd och hantering av personuppgifter.

Personuppgifter kan lämnas ut i enlighet med lagen eller i situationer där det är obligatoriskt för att den registrerades intressen och rättigheter ska kunna tryggas. Utlämnandet av uppgifter sker endast genom datasäkrade lösningar.

Uppgifter överförs inte till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet om det inte är absolut nödvändigt för t.ex. tjänstens tekniska funktion. Då ansvarar registerföraren för att dataskyddet uppfyller de lagliga kraven. Registerföraren ska också med avtalsföreskrifter säkerställa en hög nivå av dataskydd.

Personalens dataskyddskompetens

Vår personal utbildas kontinuerligt i dataskydd och hantering av personliga uppgifter. Vi följer aktivt med utvecklingen av dataskyddsmetoder och ser till att personalens kompetens kring dataskydd är uppdaterad. Vi tar utgångspunkt i varje medarbetares roll, och om hantering av personuppgifter är en väsentlig del av medarbetarens arbetsuppgifter ska hens dataskyddskompetens vara på hög nivå.

Arbetssätt

Vi har analyserat vår verksamhet med hänsyn till hantering av personuppgifter och uppdaterat våra arbetssätt så att de lever upp till kraven i lagstiftningen om dataskydd. Utöver processerna har vi sett över de tekniska lösningarna med tanke på både dataskydd och datasäkerhet. Vi har kvalitetsreviderat vårt dataskydd både vad gäller våra arbetssätt och de tekniska lösningarna. Alla upptäckta utvecklingspunkter har uppmärksammats omedelbart. Vi använder endast säker teknologi och beaktar dataskyddet även vid vår utrustningshantering.

Procedurerna kring dataskydd, datasäkerhet och behandling av personuppgifter gäller också för våra underleverantörer, samarbetspartner och avtalspartner. De är förpliktade att uppfylla våra kvalitetskrav.

Personalen har tydliga instruktioner om hur manuella dokument som innehåller personuppgifter ska hanteras.

Den registrerades rättigheter

De registrerade kan utöva alla sina rättigheter i dataskyddsförordningen enligt instruktioner som är publicerade på vår webbplats. Vi reagerar på begäranden om information så fort som möjligt. Om vi av någon anledning inte förmår utföra begäran inom en månad meddelar vi vederbörande omedelbart.

Ändamål med registret

Personuppgifter behandlas endast när det är nödvändigt. Ändamålen för uppgifterna är specificerade på förhand. Vi behandlar registrets uppgifter för att:

• administrera kundrelationer
• arrangera tolkning, undervisning och utbildning
• logga in på, använda och upprätthålla elektroniska tjänster
• sköta fakturering
• sköta kommunikation
• utföra marknadsföring
• sköta lagstadgade förpliktelser
• utöva den registrerades rättigheter
• föra statistik

Datainnehåll i registret

Registret innehåller endast sådana personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet, såsom

• för- och efternamn
• kontaktuppgifter (såsom adress, telefonnummer och e-postadress)
• födelsedatum
• ytterligare information som den registrerade lämnat
• betalningsuppgifter
• kundrelationens begynnelse- och slutdatum
• systemens inloggnings- och identifikationsuppgifter
• ändrings- och loggdata över ovannämnda specificerade uppgifter

Insamling av personuppgifter

Personliga uppgifter samlas in under loppet av kundrelationen och via webbplatsen. Loggdata genereras i systemen i samband med uppdateringar av uppgifter.

Skydd av personuppgifter

Alla databaser som innehåller personuppgifter är skyddade med tekniska metoder, såsom brandväggar och lösenord. Datan förvaras i låsta utrymmen dit bara behöriga personer har åtkomst. De tekniska lösningarna hålls aktualiserade och uppdateras regelbundet med hjälp av antingen automatiska eller manuella uppdateringar. Vi har antivirusprogram installerat och reagerar på alla avvi

Ytterligare information

Vi ställer gärna upp om du har frågor om hanteringen av personuppgifter. På vår webbplats hittar du alltid de aktuella kontaktuppgifterna. På vår webbplats finns också information om dataskydd som vi uppdaterar regelbundet. Kanske finns svaret på din fråga där.